日頃から仕事量が多すぎると感じている人は、すぐに対処が必要です。キャパシティーがオーバーしてしまえば、体や精神に深刻な悪影響が出てしまいます。
どこの企業にも繁忙期はありますが、いつも忙しいようなら異常です。どれだけ頑張っても減らないような仕事量であれば、根性や気力といった精神論だけでは乗り切れません。
残業や休日出勤でなんとかこなしていても、いずれ限界がきてしまうでしょう。「職場環境の悪化」や「極度の疲労」などのデメリットが発生しますし、働けなくなるリスクもあります。
では、多すぎる仕事量を効率よくこなすには、どうすれば良いのでしょうか？具体的な対処法について説明します。
給料に見合わない労働は避けるべきです。仕事量が多いのはブラック企業の特徴なので、対策を行っても意味がないようなら転職を検討しましょう。
仕事量が多すぎることによるデメリット
「人手不足」「上司の能力不足」によって、不当な仕事量を割り振られている方は多いと思います。我慢して働いていても、様々なリスクの発生は避けられません。
仕事量が多すぎるとどうなってしまうのか、実例に基づいたデメリットを解説していきます。
早出や残業、休日出勤による体の疲れ
割り振られる仕事は、勤務時間内に終わる量でなければなりません。しかし、仕事量が多いとそれだけ時間がかかるので、定時に帰るのは不可能です。
毎日変わらずに仕事が追加されるなら、その日の内に終わらせないといけません。労働基準法で1日の残業時間は定められていますが、それでも業務が終わらなければ時間外労働をするしかないでしょう。
苦肉の策としてサービス残業や早朝出勤を行ったとして、時間外労働が続けば時給は安くなるばかりです。中には多すぎる仕事量を割り振ってサービス残業を強制するような、ブラック企業も存在しています。
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それでも終わらなければ、家に持ち帰えるか、休日出勤をするしかありません。十分に休むのは難しく、余暇を楽しむ余裕はなくなります。
疲れが十分にとれないまま次の仕事を行わなければならず、体への負担は蓄積される一方です。仮にこなせても理不尽に仕事量を増やされるケースもあるので、限界を感じたらすぐに辞めて転職をしましょう。
疲れや焦りによる仕事の失態
疲れていたり寝不足だったりすると、注意が散漫になるので、仕事に集中出来ません。コンディションが保てなくなるため、通常なら考えられないような失態が多くなってしまいます。
場合によっては仕事のやり直しが必要ですし、小さなミスも続けばその分時間がかかります。ただでさえ多い仕事量を効率よくこなせなくなるので、何時間たっても業務が終わりません。
職場の人達に迷惑がかかってしまいますし、上司からの叱咤は避けられないでしょう。大きな問題に発展してしまえば、周囲や顧客からの信頼を失ってしまいます。
仕事が終わらないことで焦りが増していけば、どんな作業をしても空回りするばかりです。疲れやストレスがさらに溜まっていき、余裕がどんどん失われてしまいます。
精神状態が不安定になってしまえば思考は鈍るので、正常な判断が出来ません。パニックを起こして仕事に手がつけられなくなる、ということも考えられます。
工場勤務や車の運転が必要な仕事なら、取り返しのつかない怪我をしてしまう可能性だってあるでしょう。
「疲れ」「失態」「焦り」の悪循環に陥ってしまえば、ミスは増えていく一方です。いくら頑張っても仕事が終わらないので、精神的・肉体的な負担はなくなりません。
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職場の人間もイライラさせる
人手不足の職場では、社員全員の仕事量が多くなる傾向があります。長時間労働が続けば、自分や周囲の精神状態が悪化するのは避けられません。
ストレスを感じていれば、他人に対する対応も悪くなってしまいます。ちょっとしたミスで相手を強く責めたり、嫌な態度をとったりする人が増えるので、職場環境は悪くなる一方です。
仕事を効率よく行うにはコミュニケーションが必須ですが、周囲とギスギスしてしまえば上手くいきません。情報の共有や連絡がスムーズに行えなくなるので、業務がますます遅延してしまいます。
みんながイライラしている職場で働くのはとても苦痛ですし、人間関係の悪化が深刻になってしまえば、修復は簡単ではありません。
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仕事量が多い職場では「パワハラ」「モラハラ」が増える傾向があります。居心地が非常に悪いため、職場に居るだけでもストレスになってしまうでしょう。
体を壊したりするうつ病や自律神経失調症になることもある
休めないままハードワークが続けば、体に色々な悪影響が出てしまいます。多すぎる仕事量に追い詰められて、体調を崩してしまう人は少なくありません。
疲れやストレスは免疫力低下を招くので、風邪や病気に罹りやすくなります。アルコールや過食に走ってしまえば、健康を損ねる可能性は高くなるでしょう。
さらに、ストレスによって精神のバランスを崩しやすくなり、「うつ病」や「自律神経失調症」のリスクが増加します。眠れなくなったり、倦怠感を感じたりすれば、業務への支障は避けられません。
精神のバランスを崩してしまえば回復はとても難しく、通院が必要になるケースがあります。酷ければ休職や退職に追い込まれてしまうので、注意をしてください。
仕事量の多い時の対処方法
仕事量が多いままだといずれ限界が来てしまうので、迅速な対処が必要です。どうしようもないケースも存在しますが、働き方を見直せば改善出来る可能性は残っています。
では、「効率よく行う方法」や「仕事の減らし方」を、1つずつ確認していきましょう。
上司や先輩への相談する
仕事量が多い一番の原因は上司のマネジメント能力不足です。個人に合った仕事量を把握出来ておらず、一人に過剰に割り振ってしまっています。
自分だけ仕事が多いなら、「有能だから多く任せよう」と思われている可能性が考えられるでしょう。認められているのは良いことですが、時にはハッキリ断る勇気が必要です。
多すぎる仕事はパフォーマンスの低下を招くので、チームにとっても良いことではありません。上司には適切に仕事を割り振る義務があるので、相談すれば調整して貰えます。
しかし、残業を前提に、過剰な仕事を割り振る上司がいるのも事実です。パワハラ目的だったり、人手不足だったりすれば、相談してもあまり意味がありません。
中には「お前は出来ない人間だ」「自分が若い頃は普通だった」など、理不尽な言葉を投げかけてくる上司もいます。そのような場合は、他の先輩や上司に相談してください。
過剰な仕事量を社員に押し付けるブラック企業なら、相談は無意味です。誰に相談しても改善しないようなら、転職するしかありません。
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スケジュール管理を徹底すること
ただ闇雲に業務を行うだけでは、膨大な仕事量は片付きません。どうしても残っている仕事に目がいってしまうため、集中力は途切れがちです。
まずは、仕事をどのような順番で行うのか、予め決めておいてください。細かくスケジュールを管理出来れば、時間の有効活用が出来ます。
始める前に仕事の全体をチェックして整理しておくと、必要以上に焦ることはなくなるでしょう。後で終わっていない仕事が見つかった、なんて事態も防げます。
お昼の後や夕方など集中力が落ちてしまう時間帯があるので、難しい仕事は午前中に済ませてください。優先したい仕事や、納期が近い仕事など、優先順位をつけるだけでも効率アップに繋がります。
限られた時間内でも無駄を省いて最適化すれば、少しづつ楽になるはずです。1つの仕事に使う時間や期限を決めれば集中力が上がるので、こなせる仕事量も増えていきます。
あまりスケジュール作りに時間をかけても本末転倒なので、ザックリでもOKです。最初はスケジュール通りにいかなくても、「この仕事にかかる時間はこのくらい」と把握出来るようになります。
完璧主義者にはデメリットもある
何事も完璧を求めすぎると、無駄に時間がかかってしまいます。仕事において正確さはとても重要ですが、時には手を抜くことも必要です。
終わった仕事を何度も見直したり、資料や報告書に凝ったりすれば、いつまで経っても業務が終わりません。効率が悪くなるので、無駄な作業は徹底的に省いてください。
完璧主義者は責任感が強いため、自分を追い詰めてしまいがちです。ある程度手を抜くことが出来れば、心にも余裕が出来るので、不用意なミスや焦りはなくなります。
納期が近い仕事ならば、質よりも速さを優先しましょう。仕事効率化が出来るツールもあるので、積極的に取り入れるだけでも楽になります。
もちろん、やり直しになっては意味がないので、重要な部分の見極めは大事です。「大事な仕事」と「手を抜いても問題ない仕事」をキッチリ別けて、メリハリをつけてください。
自分一人で仕事を抱え込まずチームで仕事をする
日本人は他人に頼るのが苦手な傾向があり、対処が出来なくても一人でなんとかしようとしまいます。膨大な仕事量を自分だけで抱え込むのは、とても非効率的です。
仕事量が多くてもチームで協力すれば、全体の作業スピードがあがります。「他人に迷惑をかける」と思わずに、同僚や後輩に相談してみましょう。
全ての仕事を一人で行っていては、後輩がなかなか育ちません。自分で行わなければならない仕事以外は、積極的に他人に頼ってください。
得意な仕事のほうが素早くこなせるので、不得意な仕事はスキルを持った人に頼むのが一番です。それぞれが得意な仕事に集中したほうが、高い成果を残せます。
お互いの欠点を補いあえば、仕事の質とスピードは自然と上がっていくでしょう。洗練したチームプレーが出来るようになれば、個々のパフォーマンスアップが期待出来ます。
無駄な時間を減らして仕事を効率的にやる
決まった時間の中で沢山の仕事量をこなしたいなら、無駄を徹底的に省きましょう。パソコンの中を整理したり、書類をわかりやすく分類したりと、環境を整えるだけでも効果があります。
また、上司や先輩に教わった方法に固執するのは、あまり良い傾向ではありません。自分に合ったやりかたを見つければ、自然と作業のスピードはアップします。
ちょっとした作業や簡単な雑用には、隙間時間を使いましょう。「スケジュールを組み立てる」「メールのチェック」なら、通勤時間でも十分です。
5分や10分くらいで出来る仕事業務であれば、後回しにしても支障がありません。小さな仕事をリストアップしておけば、時間が出来た時に気軽に取り組めます。
ただし、食事や休憩時間を無視して働き続けるのは逆効果です。休息は作業の効率を上げるので、集中力が切れたと感じたら数分間だけ休みましょう。
「目をつぶって深呼吸」「軽いストレッチをする」だけでも、体や気分がリフレッシュします。90分毎に休息を行えば、パフォーマンスの維持が可能です。
いくら対処法を行っても仕事量が減らないなら、企業側に深刻な問題があります。労働力として使い潰されるだけなので、転職を検討してください。
