いつもいつも、なんだか仕事を押し付けられてる…なんてお悩みの人いませんか？嫌な仕事や無理な仕事を任されても、仕事のクオリティは上がりませんし、結果として自分自身の首を絞めてしまいます。
そうなる前に、対策を打つ必要がありますが「どうやって仕事を断って良いのか分からない…」なんて人も多いですよね。仕事が断れるなら、すでに断っているはずなので。
そんな皆様に向け、「そもそもどうして仕事を断れないのか」にはじまり、「仕事を断れないことによるデメリット」、そして「上手な仕事の断り方」についてご紹介してゆきます。
なるほど納得、仕事を上手に断れるようになるはずです。また新人が使えるテクニックについてもご紹介していますよ。
仕事を上手に断るポイントは「まずは相手に寄り添う」です。詳細は本文をチェックしてみてくださいね。
仕事を断れない人の特徴
仕事を断れない…という人には明確な特徴があるものです。まずはその特徴について見てゆきましょう。「当てはまるかも…」という人や要注意、今後もどんどん仕事を頼まれてしまう可能性大です。
人間関係が悪くなることを心配する
一番良くあるパターンがコチラ。人間関係が悪くなることを極端に恐れるあまり、ついつい仕事を引き受けてしまうというものです。
「今日は早く帰りたいなぁ」なんて事を考えてた終業間際に限って「コレちょっと手伝ってくれない？」なんて事を言われます。仕事を断れない人の答えはもちろん「はい」です。
別に断ったって良い仕事です。上手く断れる人であれば「あっ、すいません今日は歯医者の予約があるので…」なんて事を言ってササっと帰ってしまいます。
ところが仕事が断れない人は「頼まれたのに断ったら悪い…」であったり、「断って嫌われないか不安…」なんて事を考えてしまいます。そしてイヤイヤながらも「はい…」と答えてしまい…。リアルに歯医者の予定があったとしても、頼まれ仕事が優先です。
さて、ここでちょっと考えて欲しいのですが、もしあなたが誰かに何か仕事を頼んだとします。この場合、断られたからといってその人を嫌いになることってないですよね。それと同じことなのですが、このタイプの人はなかなかそう思えません。
頼まれた仕事をどんどんと引き受けているうちに、「頼まれた仕事はすべて引き受けるべき」なんて考え方になっている人も少なくありません。
こうなってしまうともう大変です。周囲も当然「〇〇さんにお願いすれば、必ず手伝ってくれる」なんて事を思っています。何かと仕事を頼みこまれてしまいます。
評価が下がることを気にする
評価が下がることを気にしすぎているというのも、仕事を断れない人の特徴です。確かに上司からの仕事の依頼って断りにくいものです。
けれど、「仕事を断ること」＝「評価が下がる」というワケではありません。
確かにすべての仕事依頼について「できません…」なんて答えでは「やる気が無い」ととらえられる可能性があります。けれど基本の仕事をしっかりとこなしているのであれば、大丈夫です。本来あなたがすべき仕事のクオリティによってきちんと評価されるものです。
むしろ、仕事を無理に引き受けてしまったゆえに評価が下がるということが起こり得るので注意が必要です。
例えば、あまりに余計な仕事を引き受けてしまったゆえに、本業がおろそかになるというパターンです。納期遅れ、品質の低下、ミスの多発などなど、本来やるべき仕事がしっかりとこなせないのですから、評価はガツンと下がってしまいます。
本業はギリギリ上手くこなせていたとしても、頼まれた仕事のクオリティが低い場合はどうでしょう？これもやはり評価が下がる原因になり得ます。本来の仕事ではなかったとしても、いったん引き受けたからにはきちんとしたクオリティで返すのがスジです。
けれど、無理して引き受けた仕事ですから、その内容はボロボロ。せめて体裁を整えて、見た目だけでも…と思うのですが、それすらタイムオーバーです。
そんな資料を提出してしまっては「仕事にやる気が無い」と捉えられてしまいます。わざわざ頼まれ仕事を引き受けたのに、残業までして対応したのに、それで評価が下がってしまってはたまらないですよね。
けれどこれらは良くある話です。このように、無理な仕事は引き受けない方がマシ、というシーンは良くあるものです。
仕事を断われない場合のデメリット
さて、仕事を上手く断りきれないと、思わぬデメリットがあるものです。続いてはその詳細について見てゆきたいと思います。
残業することになる
当たり前ですが、仕事を頼まれてしまいますと、仕事量が増えます。通常業務に余力がある場合には、就業時間内に終わらすこともできるでしょうが、そこまで余裕のある人はなかなかいません。
仕事が終わらなければ残業するしかありません。今日は早めにオフィスを出て、買い物して帰ろうと思っていても、予定変更です。
なんとか形になって、いざ帰ろうと思ったら21時、自宅最寄り駅に着くころには近所のスーパーも閉まってる…なんて事になってしまいます。
もちろん、たまの残業であれば悪くはありません。けれど無理な仕事を頼まれたせいで慢性的に残業続きというのであればちょっと問題です。疲れがたまりすぎて、心身ともにダウンなんて事になってしまっては目も当てられません。
また残業代もポイントです。まっとうな企業であれば当然残業代は支払われますが、ブラック気味の会社であればサービス残業も当たり前です。
この場合、頼まれ仕事による残業はお金も出ない完全なるムダ作業です。そんなムダ時間を過ごすくらいなら、うまく仕事を断って、プライベートを充実させましょう。
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スキルアップの機会の逃すことになる
もしあなたが誰かに仕事を頼む場合、どういった人を選ぶでしょうか？おそらく特に説明せずともその仕事をこなせる人に頼むはずです。頼む側としては詳細を説明する手間が省けますし、説明モレなどによるミスを防ぐことができるからです。
あなたが急に何かを頼まれた場合、おそらくあなたはその仕事をこなせるはずです。それはつまり、その仕事は目新しいものではないということを意味します。目新しくないどころか、むしろ飽き飽きしているかもしれません。
そんな仕事ばかりに時間を費やしていたらどうなるでしょう？その間、あなたの成長はストップします。
その時間で新しい仕事に挑戦していれば、新しい知識が増え、あなたの能力は上がったはずです。もちろん1日や2日では大きな変化はありませんが、1年2年と続けていれば、目に見える違いが生まれるものです。
最悪なのが、飽き飽きした仕事を続けている事によるモチベーションの低下です。そのまま続けていますと、仕事自体がイヤになってしまいます。
仕事のクオリティ低下による負の連鎖
無理な量の仕事を頼まれていますと、まずは残業してそれをこなす事になります。残業続きで心身ともに疲れた状況で資料を量産しているとどうなるか？一つ一つのクオリティ低下は避けられません。
クオリティの低い仕事は思わぬトラブルの原因になりがちです。例えばクライアントに提出した資料の数字にミスがあったとします。担当者は真っ青になって謝りに出かけると同時に、資料の修正が求められます。
二つの仕事を同時にこなす事はできません。周囲は担当者のサポートをせざるを得ない状況です。ミスを生み出した本人も当然ながらサポートです。
さて、該当資料を修正完了、コレで問題無しと思った矢先、間違った数字をベースとして別の資料作られていた事実を発見してしまうものです。
このままでは間違った数字がどんどん広がってしまうため、それら資料に関しても修正が求められます。
連日の残業で何とか問題はカバーできました。けれど心身ともにヘトヘトの状況です。そんな状況で仕事をしていますと…。当然のようにミスがうまれ、振り出しに戻るといった負の連鎖に巻き込まれてしまいます。
そもそも無理なものは無理です。クオリティが下がってしまうくらいなら、いっそ引き受けない方がマシです。
上手な仕事の断わり方
ここまで仕事を断れない場合のデメリットについてご紹介してきましたが、「そんな事言ったって、仕事断れないし…」という人も多いですよね。
そんな皆様に向け、仕事を上手に断るテクニックをご紹介してゆきます。すぐに試せることばかりですから、ぜひトライしてみてください。
これ以上無理であることを言う
まず重要な事は「これ以上無理！」ということを伝えることです。自分の案件だけでイッパイなのに、仕事を頼まれても物理的に無理ですよね。
とはいえ、「ムリです」なんて断り方をしてしまっては相手にイヤな印象を与えてしまいます。
無理であることを伝えるには以下の3点を伝えることが重要です
・できれば引き受けたい気持ちがある
・けれど今の状況では対応できない
・申し訳ないけれど、手伝えない
例えば、プレゼンで使う資料の作成を依頼されたとします。この場合、まずは「〇〇社の案件ですよね。ありがとうございます。ちょっと興味を持っていまして」とでも返しておきましょう。これで相手の懐に飛び込めます。
続いて納期を訪ねます。「いつまでに仕上げればよいですか？」あるいは「どれくらいのページ数を想定されてますか？」とボリュームを訪ねても良いでしょう。
当然ながら「今度の木曜日まで」とか「15ページくらいかな」といった答えが帰ってくるはずです。
そこで一呼吸、そして断りを入れます。「すいません、その納期ですと、ちょうど今抱えている□□の納期とバッティングしてまして…」とか「そのボリュームですと、本日中には厳しそうです…」と言えばOKです。
せっかくですから残念そうな表情をしておきましょう。
この流れであれば、角が立たずに断ることが可能です。しかも時間に余裕があれば挑戦したいという印象を与えることも可能です。これこそが仕事を断る基本の基本ですから、ぜひマスターしてください。
応用編で「力不足で迷惑をかけそうだからと断る」というのもあります。例えば資料作成の納期を言われた後に、以下のように言ってことわりましょう。
「すいません、私は〇〇社のサービス全般について、理解しきれていない部分があります。おそらく都度確認しながらの作業ですし、レビューの時間をとっていただく必要もあるはずです。そのタイトなスケジュールですと、かえって皆様のご迷惑になりそうです。」
ここまで言われてしまうと、仕事を依頼した側も「うーん、そうか…」としか言えなくなるものです。
なお、力不足パターンの場合、あなたが暇そうに見えていると「それでも良いからやってみて」と言われかねません。普段から忙しそうな雰囲気を出しておくことが重要です。
別の案を言って断わる
同じ断るにしても、別の案を言うというものもあります。例えば先に挙げた資料作りを依頼されたとします。
「今ちょっと手が離せないから、17:00以降ならちょっと手伝うよ」であったり「完全に仕上げるのは無理だけど、資料集めるくらいなら手伝えるよ」といったパターンです。こう言われますと仕事を依頼した側も悪い気はしないものです。
なお、資料を100％仕上げてくれる人を探しているのであれば、他の人をあたるでしょう。
あるいはあなたにちょっと手伝ってもらうという選択をするかもしれません。その場合ちょっと仕事をすることになりますが、あなたの立場はあくまでもサポートです。
軽く手伝った後に、「ゴメン、今日は外せない用事があって19:30にはオフィスを出なきゃいけないんだ…」なんて事を言って逃げ出す事も可能です。
まったく別の方法に「とりあえず資料を渡してうやむやにする」というものもあります。
たとえば資料作りを依頼されたときに「ああ、それだったらこの資料が役立つかもしれないよ」などといって、かつてあなたが作った資料を手渡しましょう。相手は「あぁ…、ありがとう」といって引き下がるしかありません。
「仕事をお願い」に対し「これが役立つよ」という回答をしているのですから、そもそも会話が成り立っていません。うやむやのままに仕事を断れます。
会社の規則を持ち出して断わる
もしあなたが残業続きというのであれば、会社の規則を持ち出して断ってしまいましょう。残業時間には上限があるはずです。
例えば「すいません、引き受けたいのですが、今月の残業時間がすでに〇〇時間を超えております。すでに規則をオーバーしているのでお引き受けできません」といったパターンです。
それを言われると、仕事を頼んだ相手も引き下がらざるを得ません。それでも無理に頼むとパワハラ的な扱いになってしまいます。
また、部下の残業時間があまりに増えますと、上司である自分の立場も危うくなってしまうものです。「そうかーっ」と言って、他の人に仕事が渡ってゆきます。
ただし、このパターンですと、言い方によっては相手にキツい印象を与えてしまうこともあるので注意が必要です。「やりたい気持ちはある」ということと「申し訳ないけれど手伝えない」ということがきちんと伝わるように、柔らかめの言葉と表情で伝えてください。
新人のやれる上手な断わり方
新人であれば、仕事を断るというのはかなり難しいものです。それを良いことに、周囲の先輩社員から、あれやこれやと仕事を頼まれてしまうこともしばしばあります。
そんな時の伝家の宝刀が「すいません、私では判断できないため、上司に相談してから回答します」というものです。
これを言われますと、仕事を頼んだ先輩社員もいったん引き下がらざるを得なくなります。「あっ、じゃあイイよ」という返事になることもあるはずです。
先輩ではなく、上司から大量の仕事を任されるという場合もあります。これは基本的に仕事を覚えさせるために、様々な仕事にトライさせている場合がほとんどですから、なかなか断ることができません。
けれど、無理な仕事量を任されても、物理的に無理なものは無理です。この場合には、上司と一度きちんと話をすることが重要です。
新しい仕事を依頼されたときに「お引き受けしたいのですが、〇〇の仕事が溜まっております。それすら提出できていないのに、新しい仕事はこなせそうにありません」と素直に自分の状況を説明してみましょう。
まっとうな上司であれば何かしらの解決案を出してくれるはずです。仕事を減らしてくれることもあるでしょうし、仕事を効率よくこなしてゆくためのテクニックを伝授してくれるかもしれません。
「俺が新人のころには…」なんて、イラッとするようなことを言われるかもしれませんが、まずは素直に受け入れましょう。新入社員であれば誰もが通る道です。
まとめ
仕事を断り切れない人の特徴から、仕事を断り切れない場合のデメリット、そして仕事の上手な断り方まで見てきましたがいかがでしたか？
可能であれば、仕事を引き受けるのも良いことです。けれど、それによって残業時間が増えすぎたり、本業に支障が出てしまうなんて事になってしまっては本末転倒です。
今回ご紹介したように、相手に寄り添いつつも断れば、角も立たないものです。最初は上手く伝えられないかもしれませんが、だんだん慣れてゆきます。
まずは「仕事を断る」という第一歩目を踏み出してみてください。それは決して悪いことではありません。むしろ、仕事のクオリティを上げることに繋がるかもしれませんよ。
