「気をつけているはずなのに失敗してしまう。」「緊張感をもってすればするほどミスを連発…なんとかしたい！」こんな悩みをもっていませんか？
誰しも仕事上ミスをした経験はありますよね。たまにある失敗なら先輩や同僚も笑って許してくれますが、頻度が多くなるとそうはいきません。「前も同じ事してたよね…」と苦笑いされるようなら要注意！
今回は、仕事のミスが多い人へミスを回避するための対策を紹介します。
仕事だけでも手一杯なのに、これ以上やることが増えたら処理しきれないなんて心配は無用。メモの取り方だったり、整理整頓だったり、普段のやり方を少し変えることばかりで大げさなものはありません。
ミスをするたび左遷や降格に怯えなくても大丈夫。ポイントさえ押さえれば、ミスはなくせるはずですよ。
仕事でミスが続くときの対処法
特に何があったわけでもないのに、なぜか連発してしまうミス。落ち込みながらも修正している最中に他のミスを指摘された日には泣きそうになりますよね。そんな仕事でミスが続くときの対処法としては大きく３つ。
・メモをする
・整理整頓
・事前準備
対処法の中には職場の環境によって使えないものもありますが、この３つはどんな職場でも応用がきくはずです。すでに実践済みというならば、やり方に問題がある可能性が大。デスクワークや営業など、働き方によってやり方は変えなくてはいけません。
せっかく実践するなら、効果のある方法でやらなくてはもったいないですよね。
この他にも、上司や先輩に恵まれているなら第三者に最終チェックをしてもらうという対処法がプラスできます。他力本願ではなく自分にできることをやりきった後に力を借りるのがおすすめ。
ミスを防ぐためだけではなく、ミスが発覚したときの正しい対処法、間違った対処法も詳しく解説していきます。
ウッカリミスにはメモをする
ウッカリミスは、大したミスではないがゆえに頭に残りにくく繰返しやすいという特徴があります。やった本人は「またやっちゃった…」という程度ですが、やられる側としては一番イライラさせられるミスです。
ウッカリミスをする原因はズバリ忘れてしまうことにあるので、対処法としてはメモが一番有効。
「そんなの実践してるよ」と思ったなら、メモのとり方に問題があるかもしれません。
メモをとるアイテムは、何を使っているでしょうか。メモ用紙にメモしてデスクに置いておくという方法をとっているなら、すぐにやめましょう。上に他の書類を置かれるとメモが視界から消え、なくなっても気付きにくいのは致命的です。
メモは後で確認して初めて効果を発揮するもの、目立たなくては意味がありません。あなたの仕事がほぼ一日デスクワークなら、パッと目を引く蛍光色の付箋をパソコンの画面横に貼るのがおススメです。
デスクワークでもパソコンに縁がない人は、開いたノートを立てた状態でデスク上にキープできる「立つノートカバー」という便利なアイテムもあるので、付箋を貼ったノートを掲示板のようにして使うという方法はいかがでしょう。
逆に、外回りが多い人でスマホをよく使うなら、スマホの付箋アプリを活用するのも効果的。主に手帳を使うならば、やはり目立つ色の付箋を使いましょう。強粘着タイプを使うことと付箋の頭を少しだけ手帳からはみ出した状態にしておくのがポイントです。
「目立つメモ」の環境づくりができたら、二番目にやるべきはメモを確認する習慣づくり。朝の出勤直後・昼休み直後など、仕事を始める前のウォーミングアップとして癖づけるのがベストです。
書類上のミスについては、よく間違える箇所をチェック項目化しておくと確認作業が楽になります。仕事前にチェック項目を見ることで意識するようにし、提出前に確認チェックをすることを習慣づけましょう。
しっかり熟慮して行動をする
疑問点があっても「多分、こうだろう」という根拠のない憶測で仕事を進めることはありませんか？よく考えて行動してと言われることが多いなら、一度立ち止まって考える習慣を身につける必要があります。
ミスの多い人は引け目があるので、せめてスピードを上げたいという気持ちが強く働きます。焦りは確認をおろそかにし、新しいミスを生み出すことを忘れてはいけません。
仕事に慣れると意識しなくてもスピードは上がるもの。早さは正確さを伴うからこそ価値があります。与えられた期限以上のスピードは、少なくとも今の段階では求められていないと思いましょう。
・憶測が間違っていた場合のことを考える
・自分の仕事を流れの一部として考える
自分の憶測が間違っていた場合にどうなるかを想像してみるのが一番の予防策です。どのくらいの量をやり直さなくてはいけなくなるか、そして期限に間に合うのか、間に合わなかったらどれだけの人に迷惑がかかるのか。
どうしても自分で解決せざるを得ないときは、今抱えている仕事を大きな仕事の一部として見つめ直してみましょう。自分の作るものがどこでどんな役割を果たすのかが分かってくれば、作り方も分かるはずです。
大きな視点をもつために必要不可欠なのは周囲の人間とのコミュニケーション。色んな業務の人と接点をもち話すことで、世界は広がり助けられることも必ずあります。
ミスの対処とは直接関係ありませんが、積極的に人脈をつくることは仕事に対する考え方を養う上で大切なピースだと理解しておきましょう。
自分の持ち場は片づける
整理整頓は基本中の基本です。デスクの上に色々な資料や書類が乱雑に積み重なっている人、いますよね。「ぐちゃぐちゃに見えるかもしれないけど、ちゃんとどこに何があるか把握できているから大丈夫！」という人に、仕事の出来る人はいません。
自宅ならばそれでも良いでしょうが、仕事場となると話は別。
仕事場では誰が見ても、あなたが抱えている仕事の進捗状況が分かるようにしておく必要があるのです。例えば急な用事や病気などで出勤できず連絡もとれないとき、あなたに聞かなくては何も分からないようでは仕事が止まってしまいますよね。
書類や資料は仕事の内容ごとに分けて整頓し、帰るときにはデスク上に何もない状態であることがベスト。朝イチで書類やメモを置かれてもすぐに気付くことができるのは、ミスを防ぐ上で重要なポイントです。
パソコンを使って仕事をするならば、パソコンの内部も整理整頓しておくべき場所のひとつ。
やたらフォルダが多い上に、ごちゃ混ぜのカオスになっていませんか？「コレに関するファイルはどれ？」と聞かれて、すぐに答えられないなら危険信号です。
・フォルダの構成は共通にする
・ファイル名は分かりやすく
・仕事の計画表と進捗状況表を作る
パソコンの整理整頓ポイントはこの３つ。仕事の内容にもよりますが長期間通しての仕事には、計画表と進捗状況表の作成が必須。仕事状況をきちんと把握できていれば、他の仕事を抱えすぎて慌てたり期日を間違えたりというミスを防ぐことができます。
フォルダの構成を共通にする目的は、整理のしやすさと見やすさにあります。構成という「枠」が決まっていれば、そこにファイルを放り込んでいくだけなので整理に悩む必要がありません。
他の人が見ても欲しい情報がどこにあるのか探しやすいという利点もあり、一石二鳥なのです。
ファイル名については表示される字数を意識して、必要な情報を前半にもってくるようにしましょう。最後まで読まなくては中身が分からないようなファイル名の付け方は問題ありです。
外回りが多い人ならば、整理整頓ポイントは鞄と手帳。デスクやパソコンほど範囲が広くないので比較的整理はしやすいはずです。鞄の中身を聞かれたら、見なくても答えられるくらいが理想的。
自分の仕事場の状態は、そのままあなたの頭の中です。整理することで探したり忘れたりがなくなれば、それに付随するミスは必ずなくなります。
事前準備は念入りにする
ミスの多い人の特徴として、仕事を受け取ると全体に目を通すことなくすぐに始めてしまうことが言えます。「自分はミスが多い」という意識があるなら、チェックは最後だけするものという概念を捨てましょう。
・全体に目を通して疑問点がないか確認する
・ミスしそうなポイントにメモをしておく
・仕事のやり方が複数ある場合は、どのやり方でやるのか確認する
事前準備の項目としては大きく３つ。まずは全体に目を通して疑問点がないかを確認しましょう。最初にこれをしておくことで疑問点があるたびに聞きに行く手間が省け、最後になって矛盾点が見つかりやり直す羽目になるという事故も防ぐことができます。
次に、今までの仕事で何度かミスしてしまった項目を確認しミスしやすそうなポイントをあらかじめ洗い出しておきましょう。最初は覚えていたのに、仕事を進めていくうちに頭から消えてしまっていたという経験はありませんか？
そんなミスを防ぐためにも指示書にミスしやすいポイントをメモ、あるいは蛍光ペンでチェックを入れておくなどの対策は有効です。
最後に、仕事の進め方に複数の方法がある場合は「この方法でよいのか」という確認をすること。あらかじめ前回の仕事と同じやり方でという指示がある場合は良いのですが、迷った場合は確認をとりましょう。
質問したい相手がいつも居るとは限りませんし、相手にも仕事があります。質問はまとめてするのが鉄則でありマナー。
事前準備が終わったら仕事に取りかかり、終了したらミスや見落としがないかを再びチェック。最終チェックのポイントは焦らないこと。間違った書類を訂正して再提出する手間を考えれば、ここで時間をかけたほうが時間短縮になります。
何より書類を受け取る側の心象がずいぶん違うことを肝に銘じておきましょう。この事前準備ができるようになれば、かなりミスは減っているはずです。
上司や職場の仲間への確認
面倒見の良い上司や先輩に恵まれているようなら、ミスが少なくなるまで最終チェックをお願いするのもひとつの手です。
重要なのは、あくまで事前準備や自身での最終チェックを完璧に終えた後で見てもらうということ。上司や先輩も仕事を抱えているので「いくらでも見るよ」と言われたとしても、負担は最低限にするのがマナー。
最終目標は自立なので、努力する姿勢がなくてはチェックする方も嫌気がさしてきます。
周囲に頼れる人がおらず気分が落ち込みっぱなしのときは、仕事のやり方に問題点がないかを第三者に相談してみるのもあり。社会人経験を多く積んでいる人ならば、自分では気づけなかった問題点を指摘してくれる可能性があります。
相談相手としては現役で働いている人がベスト。退職して時間がたっていると、どうしても時代のギャップが邪魔をします。望ましいのは退職したての尊敬する上司。あなたの仕事ぶりを知っている人ならより的確なアドバイスが期待できます。
上司や先輩、仲間に頼るという方法は、職場の環境に大きく左右されるため難しい人もいるでしょう。チェックぐらい自分ですべきという雰囲気ならば、無理にお願いする必要はありません。
引き受けてくれる人が周囲にいれば有り難いくらいに考えておくと気が楽です。
失敗を恐れないこと
ミスを連発しているのにふんぞり返れとは言いませんが、必要以上にミスを恐れることは良い結果を生みません。
大事なのは任された仕事を責任もってやり遂げること。それを「ミスしないこと」に置き換えてしまうと、そこが最終目標になってしまいます。視野が狭くなるうえに新しい事を恐れる癖がついてしまうので成長スピードは格段に落ちるでしょう。
仕事と向き合い、ミスをなくす努力をしている人を周囲は見ているもの。そんな人がたまにするミスに目くじらを立てる人はいません。どんなに仕事ができる人でも失敗はするのです。
するべきは恐れることではなく努力。だからといって長時間残業をしたり、休日出勤をしたりして過剰に頑張るのは避けるべき。疲労は頭の回転を鈍らせ、集中力をそぎます。余計なミスを招く原因を増やしてしまえば元も子もありません。
稼働時間に目一杯集中して仕事をし、休みはリフレッシュ。寝不足や疲れを引きずることがないようコントロールするのもミスを減らす対処法のひとつと心得ましょう。
・失敗を恐れすぎない、
・過度に頑張らない
失敗が続いているときには難しいことですが、続いているときこそ素早く切り替えるくせをつけるべきなのです。
わからないこと知らないことは尋ねる
当たり前のようで難しいのが「わからないことは聞く」ということ。新人で右も左も分からない時には簡単な事だったのに、ある程度独り立ちができる頃になると浅い経験値を判断材料にして暴走してしまうのはよくあることです。
「そろそろ一人でできるよね」「自分で分かる頃よね」という先輩や上司のハッパも相まって、聞くべきなのか、自分で判断するべきなのか、分からなくなっていませんか？
結果から言うと聞くべきです。「できるよね」と言われた手前、聞きづらい…と思うかもしれませんが、聞くなと言われたわけではありません。
どうしたらよいですか？と質問していたところを、こう思うのですが間違っていませんか？という風に「確認」に変えれば良いのです。
一方的に指示をあおぐのではなく、自分の考えが正しいのかを確認することで間違っていた場合には「なぜ違うのか」を理解する力がつきます。相手側もあなたが理解できていないポイントを把握できるので一石二鳥。
この段階を飛ばさずにしっかりと踏んでいけば、考え違いをしたまま暴走してしまう失敗は防げるはずです。
責任転嫁はしない
ミスが発覚した時の対処として、責任転嫁は一番やってはいけないことです。優しい上司や先輩に恵まれていたりすると、ミスしたときについつい「でも…」「だって…」という言葉が出てしまいがち。
繁忙期でとんでもなく忙しかったり、急な仕事が間に入ったりと言い訳したくなるような状況もあるかもしれませんが、こんなときは潔く謝罪だけを口にするのが正解。
先輩にチェックしてもらったんですけど…という言い訳は、口に出すと責任転嫁になるので厳禁です。そもそもチェックは自分でするものという基本が分かっていれば、そんな言葉はでてこないはずですよね。
責任転嫁の痛いところは、どんなにあなたが努力していたとしてもそれを帳消しにするほどの悪印象を周囲に植え付けてしまう点。これほどもったいないことはありません。
もちろん、明らかに意地悪でミスになるよう仕向けられたり、指示通りにしたにも関わらず自分だけの責任にされるようなら話は別。はっきりと反論すべきです。
