仕事が遅いとお悩みの皆様。仕事にやりがいや楽しさを感じられていますか？答えはおそらくNOのはず。そもそも仕事が遅い人には重要な仕事も回ってこず、仕事にやりがいを感じる以前でストップしてしまうものです。
じゃあ仕事が遅い人はずっとこのままなの？というとそんなことはありません。ちょっとしたポイントに気をつければ、仕事は格段に早くなります。
今回は「仕事が遅いことによるデメリット」について、その恐ろしい実態を具体例と共にご紹介してゆきます。また、そしてそこから脱出するための改善方法5選も併せてご紹介です。
改善方法はすぐにでも実践可能なものばかりですから、まずは気軽に試してみてください。続けているうちに、仕事が早くなってゆく実感が得られるはずです。
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仕事が遅いことによる自分へのデメリット
仕事が遅いとチームとして仕事が遅れてしまうだけでなく、自分にとっても様々なデメリットが発生します。いったいどんなデメリットがあるのか、まずは具体例と共にみてゆきましょう。
もしそんなデメリットが自分に当てはまったとしたら…、大丈夫です。仕事を早くするためのテクニックについて次章で触れていますので、そちらも併せてチェックしてみてください。
仕事をできない人と思われる
仕事が遅いとまず問題になってくるのが「仕事ができない人」だと思われる事です。
そもそも仕事にはしかるべきタイミングというものが存在しています。会議に使う資料は会議の前にできていなくては意味がありませんよね。また、会議の直前に完成したとしても、それでは手直しができないため、やはり問題があります。
会議に使う資料は、できれば前日までに済ませておく。これがしかるべきタイミングです。
そのタイミングがさらにシビアになることも良くある話です。例えば、何かのブームに乗って新製品を作るプロジェクトチームが立ち上がったとします。ブームが継続している間に商品の量産化を済ませ、しっかりとその波に乗らなくてはなりません。
それを実現するためにはかなりタイトなスケジュールが組まれます。社内でのプレゼンと並行しつつ、工場との調整を済ませ、デザインや売り文句などもある程度固めるといった具合です。
そこで任された仕事をのんびりとやっていたとしたら…。本人の仕事だけではなく、チーム内の様々な仕事にまで悪い影響が出てきます。同僚や先輩がカバーし、なんとか社内のプレゼンに間に合わせるといったことが繰り返されます。
同僚や先輩は声に出さないまでも「仕事ができないヤツだなぁ…」と思っているはずです。
社内プレゼンも通れば、落ち着く暇なく次の目標をクリアしなくてはなりません。たとえば次の目標がプレスリリースだったとします。それまでに何とかサンプルを作り上げ、立派な資料も作り上げる必要がでてきます。想像するだけでタイトなスケジュール感です。
その時もやはりのんびりと仕事を進めているとしたらどうなるでしょう？全体として仕事が滞り、かなりの迷惑をかけることになってしまいます。またそれと共に、チームの雰囲気はかなり悪くなるはずです。もちろん信頼だって失います。
別に仕事上の付き合いしかないし、どう思われたってかまわないという人もいるかもしれませんが、そう単純な話ではありません。
会社という組織に属する以上、仕事は一人ではできません。そこで円滑に仕事ができるのは互いの信頼感があってこそ。信頼感を失ってしまっては、仕事を頼む方も変に気を使う必要が出てしまいます。
変な仕事の頼まれ方をするため、妙なアウトプットしか出せず、仕事ができない感にますます磨きがかかってしまうのです。
さらに悪い噂というものは妙に伝わるもの。しかも尾ひれがついてきます。「あの人とは関わらない方が良いらしい」なんて事を言われてしまっては、会社に居場所すらなくなってしまうかもしれません。
仕事が遅いという事は、巡り巡って、社内での人間関係にまで影響を及ぼす可能性があるのです。
仕事をくれなくなる
あなたが上司だった場合、仕事が早い人と遅い人、どちらに仕事を任せたいでしょうか。おそらく大切な仕事は早い人に任せ、どうでもよい仕事を遅い人に任せるでしょう。
それは当然ですよね。部下に資料の作成を依頼したとして、上司はその出来上がりをチェックしなくてはなりませんし、場合によっては修正を加える事もあるでしょう。その為にはできるだけ早く資料を提出してほしいものです。
この場合、重要な仕事を任された人はそれによって成長できるもの。やがてはさらに重要な仕事を任されるようになります。一方の仕事が遅い人は大した仕事を任されていないため、成長しないまま時間を過ごすことになります。
成長していないのですから、さらに重要性の低い仕事ばかりを任される事になります。こうなってしまうともう大変です。仕事のスピードだけでなく、その量と品質にも大きな差がついてしまいます。
そんな時、社内で重要なプロジェクトが立ち上がったとします。そこで抜擢されるのはやはり仕事が早かった人です。仕事が遅い人は、やりがいをもって挑めそうな新しい仕事を、羨望の目で眺めるほかありません。
このように、仕事が遅いという事は新しい仕事をもらえるチャンスを失うという事につながります。それでは全く成長ができないままに、年次だけ重ねてゆくということになってしまいます。
評価は上がりません
さて、仕事が遅い人はどのように評価されるでしょうか？信頼を失い、あるいは仕事を任されず…なのですから、当然良い評価はされません。
評価が低いという事は、昇給だって望めませんし、ボーナスの査定にも響いてきます。同僚がだんだんと出世し給与が上がってゆく中で、自分だけが相変わらず…なんてつらい状況になるのです。
若いうちであれば、評価なんか低くてもよいと思えるかもしれませんが、5年後、10年後を考えてみてください。
同僚はマンションを買ったというのに、自分は学生アパート暮らしのまま…。後輩は外車に乗っているのに、自分は車も買えやしない…。これを続けてゆくのはかなりしんどいはずです。
評価が上がらないことは給与面以外でも悪影響があります。それは人事面です。希望の部署があったとしても、評価が低い人の意見など聞き入れてもらえません。場合によっては厄介払い的な部署に追いやられてしまう可能性だってあるのです。
やる気の低下
評価されない・仕事は任されないという状況が続くとどうなるでしょう？当然ながら仕事にやる気なんか起きないですよね。
さて、仕事も遅い・やる気のない社員に仕事を任せるでしょうか？答えは当然ながらNOです。ますますロクな仕事は回ってこない状況となります。そうなると、ますますやる気も失われ…と悪循環に陥ってしまうのです。
心機一転、心を入れ替えてやる気を出そうとしても、失った信頼は簡単には取り戻せません。また、頑張ろうにもそのスキルが無い状態なのですから、信頼を取り戻す術さえない状態になってしまいます。
じゃあ転職でも…と考えても、スキルが無い人を中途で雇う余裕のある会社なんてありません。やる気もでないまま、嫌々ながらもダラダラと仕事をせざるを得ないという状況が待っています。
そんな人が働いているチームを想像してみてください。一緒に働きたいと思えますか？
遅い仕事を早くする改善策5選
ここまで仕事が遅いことによるデメリットを見てきましたが、最悪の状態になる前に、それを脱出しなくてはなりません。
続いては仕事を早くするための改善策についてご紹介してゆきます。どれも簡単に実施できるものばかり。難しくはないので、肩の力を抜いてお試しください。
上手に手を抜くことも大事である
仕事が遅い人にありがちなのが、仕事に完璧を求めすぎているというもの。ざっくりとした資料で構わないのに、入念に調べ上げ、体裁を整えて資料を作り上げ、それでも何か気になって、その修正をしているうちに…。という状態です。
これではいくら時間があってもゴールにはたどり着けません。
また、完璧を求めるがあまり、仕事に力が入りすぎ…というのも良くありません。柔軟な発想ができなくなるため、そもそものゴールがどこにあるのかを見失う事になってしまいます。
ゴールが見えないあまり、資料を修正して、修正したところをさらに修正して…。これでは仕事が終わらないどころか、まったく役に立たないものを作り上げてしまう可能性だってあるのです。
その作り直しをすれば、仕事はますます遅くなること必至ですよね。
もちろん完璧な資料作りが求められる状況もありますが、常にそうとは限りません。ある程度力を抜いて、8割くらいの力で仕事を進めればよいシーンがほとんどのはずです。残りの2割はいざという時のためにとっておきましょう。
若手社員には仕事に100点なんて期待しないものです。時間のかかる100点を目指すよりも、とりあえずはギリギリ合格点を量産する方が喜ばれるもの。上手に手を抜けるというのも、大切なビジネススキルです。
仕事の進捗報告を怠らない
仕事というのは生き物のように、常にその状況を変化させます。昨日まで必要とされていたものが急遽不要となることもありますし、昨日までは考えていなかったことを急遽考えなくてはならない事もしばしばです。
この場合、不要な部分に労力を割くことは完全なるムダ、その力は必要とされている部分に割くべきです。
そこで重要となってくるのが上司への進捗報告です。こまめに行っておけば、「これは後回しでOK」や「ここをちょっと修正して」などなど、最新の指示が下りてきます。それは仕事のムダを極力避ける事につながってゆきます。
このように無駄な仕事に力を割かないだけでも、仕事のスピードは段違いに上がります。
また、こまめな進捗報告を行う事によって、仕事のスピード感がつかめるのも見逃せないポイント。「これは今日中」や「明日夕方までに」と具体的な指示を得る事によって、とりあえずのゴールが設定されてゆきます。
ゴールが見えていれば、「急がないと」という思いもおのずと生まれてくるものです。そういった思いも、仕事のスピードアップには欠かせません。
仕事内容を事前にしっかりと理解する
仕事が遅くなる原因の一つに、認識違いというものがあります。例えばワードで作ってほしい資料をパワーポイントで作ってしまっては、完全にやり直しですよね。これはかなりのムダ時間です。
あるいはチーム内で使う簡単な資料作りを頼まれて、やたらと立派な資料を作ったとしても、はやりかなりのムダな作業が発生していることになります。
上司から仕事を頼まれた際、まずはその仕事内容をしっかりと確認する事が大切です。いつまでに、どんなアウトプットを期待しているのか、まずはその二つをしっかりと抑えておきましょう。若手社員のうちは、多少しつこいくらいに確認しておいた方がベターです。
仕事内容もしっかりと確認できたし、さっそく仕事にとりかかる…のではありません。続いて行うべき、大切な作業があるのです。
それは大筋を立てること。例えば何かしらの資料を作るのであれば、以下のような流れが考えられます（もちろんもっと違った流れもあります）。
・ベースとなる資料集め
・どういった切り口でまとめるかの検討
・実際の資料作り
・微妙な修正
このように、大きな流れをとらえると、いつまでに何をなすべきか、といったスケジュール感が見えてきます。
ざっくりとしたスケジュール感をつかんでいるからこそ、仕事の進捗状況を自分で把握できるものです。ちょっと遅れているなと思ったら、その時点でリカバーできます。その繰り返しを続けていれば、致命的な事にはなりません。
また、仕事のやるべきことがはっきりしていますと、自分の中で上司への確認するポイントも見えてきます。
例えば先ほどの例では、どういった切り口で資料をまとめるかを決めた段階で、一度相談しておくのがおすすめ。「こういったことも盛り込んでほしい」や「この観点は不要」といった意見をもらっておけば、仕事がスムーズに進むだけでなく、品質も格段にアップします。
優先順位を決める
先ほど、「仕事の大筋をつかんでから仕事にとりかかる」という事をご紹介しましたが、そこでもう一つ重要な事があります。それが優先順位を決めるということです。
例えば資料を集めるという事に関して、そのソースは様々なものが考えられます。ネット上の情報もありますし、各種図書から得られるものもあるはずです。顧客へアンケート調査を実施した方が良い場合もあるでしょう。
その中には、必ず押さえておくべきマストな情報もあれば、あればベターという程度の情報もあるはずです。この場合、当然前者から調査すべきです。
それを済ませた時点で時間的な余裕があれば、ベターな情報も調べれば良いですし、時間が無いのであれば、それは切り捨て、資料に落とし込む作業に進まなくてはなりません。
このように、仕事の優先順位を明確にしておくことも、仕事を早く進める上で重要な事です。
なお、優先順位を決める際に、可能であれば具体的な目標も設定しておきましょう。例えば「この仕事は午前中に、ここまで調べる」という事を考えて挑みますと、それに向かって具体的に頑張れるので、ダラダラとした時間を過ごすことはありません。
また目標に対し、その結果を定期的に見直すという作業も重要なもの。目標を達成できればなによりですし、目標を達成できなかったのであれば、自分の見積もりが甘いという事に気づけます。
そういった気づきの積み重ねによって、無理なスケジュールを組まないという事に繋がってきます。また、よりシビアに優先順位を意識するようになるはずです。そういった細かな仕事の積み重ねこそが、成長への近道です。
できる上司や先輩に頼る
仕事をする際、すべてを自分だけで背負う必要はありません。どうしてもわからない事を延々と悩んでいても、時間を浪費するばかりで一向に答えには近づけません。
15分悩んでも分からなければ先輩や上司に相談するといった事も重要なスキルです。それは悩みを抱え込み過ぎないという意味でも重要なことです。変に悩みを抱え込みすぎますと、不安感から仕事がますます遅くなってしまいます。
ただし、質問する場合にはいくつかのポイントがあります。まず大切なのは、自分でしっかりと調べておくこと。ググった際に一番上に答えが書いてあるようなことを質問してはいけません。
質問の仕方も重要です。「これがわかりません」という質問の仕方では、上司としてもどこまで教えれば良いのか悩んでしまうもの。上司の貴重な時間を無駄にしてしまいますし、ダメなスタッフという印象を与えてしまいます。
自分なりの答えを考えて「これはこういった理解で良いのでしょうか？だとしたら、この場合はどうなるのでしょう？」といった具体的な質問であれば、質問された側としても、どこに問題があるのかをすぐに理解できますし、お互いにムダが発生しません。
また、あなたがきちんと考えた上で質問しているという事が上司や先輩に伝わることになります。
なお、質問をする場合「できる上司・先輩」を頼りましょう。彼ら・彼女らの仕事ぶりに触れる事ができますし、人との接し方など、見習うべきことが多くあるはずです。それらをマネすることも、できる社員になる近道です。
ミスに早く気付く
仕事のスピードを上げるためには、ミスはできる限り避けなくてはなりません。ミスをしている時間も無駄ですし、その手直しをするのも無駄な時間です。
とはいえ、人間のすることですから、ミスは必ず発生します。仕事をしてゆく上で、それを最小限に抑え、ミスが発生した場合にはいち早くそれに気付くための工夫も大切なことです。
そのためにはここまで紹介してきた通り、上司へのこまめな報告が欠かせません。仕事に取り掛かる前に仕事内容をしっかりと把握しておくことも重要です。また分からないことがあれば、きちんと質問できることもミスを防いでくれます。
それらに加え、仕事に対して客観的な目を持つこともミスに気付くための重要なポイントです。例えば資料をまとめる場合、誰に向けての資料なのかを客観的に考えてみてください。
社内の上司向け報告資料であれば、そこでは様々な数字が重要になってくるはずです。という事は、各種数字はミスが無いように慎重に取り扱わなければなりませんし、要所・要所で数字に注目して見直す必要もあることがわかります。
そこでミスを発見できれば、影響する範囲は最小限で済みます。余計な手間をかけずに、仕事を進めることができるというワケです。
ミスを早期発見する手段は、仕事内容によって様々ではありますが、客観的にみるというのは共通して使えるテクニックです。
また、客観的に眺めるということは「受け手にとって良い資料を作る」という思いも生み出してくれます。それは仕事のクオリティにも影響を及ぼしてくれるものです。仕事も早くなり、そのクオリティも上がるのですから、まさに良いことづくし。ぜひお試しください。
急いで仕事をしている時に、見直しをしたり、客観的に眺めたりということは余計な時間のようにも感じられます。けれどそんな時こそまずは落ち着いて一歩立ち止まるべきです。それを続けていますと、しっかりと見直しをしていた方が、結果として仕事が速く終わることに気付くはずです。
