もっと効率的に仕事ができたら、毎日楽なのに！とお悩みではありませんか？仕事が遅くて周りに迷惑を掛けたり、サービス残業をしなければならないとすれば、心身ともに負担が掛かります。
仕事中のストレスを減らすためにも、仕事が早い人が実践していることを取り入れてみるべきです。もちろん、向き不向きはありますから、自分に相性の良いものから、少しずつ取り入れましょう。
多くの仕事は「慣れ」や「経験」によって効率化されることで、作業スピードや判断が早くなります。仕事のスピードを上げるためには、自分自身を変える必要があるんですね。
今回は仕事が早くなるコツやテクニックだけでなく、仕事する時の姿勢や考え方についてもじっくりとご説明します。
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仕事が早くなるコツ
仕事が早い人が実践していることに、整理整頓や進捗状況の把握、メール対応などを後回しにしないことなど、言われてみるとごく当たり前のことが非常に多いです。
実際に意識すべき仕事が早くなるコツにどんなものがあるのかチェックしてみましょう。
まずは整理整頓から
仕事が遅いと感じている人は、まず整理整頓する癖をつけることが大切です。
あれがない、これがないと探しているだけで時間と労力を浪費してしまうからです。自分の作業環境を良くすること、すなわち最適化することで効率化に繋がります。
仕事が遅い人は必要なものと無駄なものが混在していることが多く、探したり迷ったりしてしまうだけで、数分、数十分経過することも少なくありません。
今日必要なもの、明日必要なもの、今は全く必要のないものなど、明確に区分することが重要です。
例えばデスクワークであれば、まずはデスクの上や周りを整理整頓し、パソコンを使うならパソコン内のデータをしっかりと仕訳けてみましょう。
特にパソコン内のデータは最新のものなのか、編集中なのか、既に終わっているのか区分されていないことで、物が見つからない時と同じように時間を浪費してしまいがちです。
自分が見てすぐに状態がわかるようにすること、同時に他の人が見てもファイルやデータの状態がどのようになっているか、わかりやすく保存しましょう。
忘れ物が多い人、よく物を失くす人、出勤前後でバタバタして遅刻してしまう人は、整理整頓が身に付いていないことをまずは自覚すること。そして、自覚した上で無駄を省くだけでなく、必要な物やデータはすぐに取り出せるようにわかりやすくしておくように癖を付けてみてください。
仕事の進捗状況を常に把握している
仕事が早い人は自分だけでなく、周囲の進捗状況を常に把握しています。また、一つの作業にどれくらいの時間が掛かってしまうのか、自分と他人を比べることで、さらに効率的に仕事を進めるにはどうすれば良いのか考え続けているですね。
デスクワークに限らず、仕事は職場やチームや顧客など、人間関係の中で作業や判断することがほとんどであり、自分一人が遅くなれば他の人に迷惑を掛けてしまうのはごく当たり前のことです。
仕事が終わらないから、サービス残業をしたり、仕事を家に持ち帰ったりする結果となり、必然的に毎日仕事がたまり続ける状況が続きます。
基本的にはリアルタイムに増え続ける仕事に対応しながら、先のことを考えながら、先の仕事を片付けられるようにすることが重要です。仕事が早い人の多くは、自分の手元を空けておけます。
すぐに対応できて、すぐに判断できるように準備してあるので、悩むこともなければダラダラと作業することもありません。
仕事がたまらない状態にするということは、先回りして作業や判断しておけるものはどんどんと片付けてしまうということでもあります。
特に仕事が遅い人は自分の作業状況、周囲の進捗を気にせず、自分がやりやすい仕事ばかりを先に片付けることが多いです。
仕事は自分一人でするものではありませんから、きちんと周囲の進捗状況もしっかりと確認してみましょう。
常に仕事の優先順位を考えている
仕事が早い人は常に仕事の優先順位を考え続けており、効率的に処理する方法を繰り返しています。
仕事は請け負った順、頼まれた順に時系列で処理することがほとんどではありますが、優先順位を決めて処理する癖をつけることで、自分だけでなく職場やチームの回転効率が上がるんですね。
時系列にこだわり過ぎてしまうと、すぐに終わらせられる作業や仕事が残り続けることになり、自分だけでなく周囲にも顧客にも迷惑を掛ける結果となります。
判断を要する作業や仕事、詰まってしまう内容なども、時には後回しにすること、逆に先に片付けるようにすることなど臨機応変に考えることが重要です。
無駄を省くことを常に考えながら、何を先に終わらせるべきか、今手元の作業をするのが一番効率的なのかを見極められるようにしましょう。
仕事で最も多く費やされてしまうのは「悩んでいる時間」であり、どうすればいいんだろうと仕事や作業を終わらせられないまま、他の作業や仕事にも移れない状態は、はっきり言って無駄です。
なるべく悩まないようにすること、判断しにくい、わからないこと、悩んだ時にどうすれば良いかを決めておきましょう。
自分の手元の作業だけに追われることがないようにして、できるだけすぐに動ける姿勢や態度、リアルタイムで処理し続けられるように意識してみてくださいね。
ダラダラやるメール処理はメリットなし
時々、返信しにくいメール対応がある場合があり、何て返したら良いのかわからずに後回しにしてしまうことがあります。
全ての作業や仕事でも言えることですが、すぐに返事をしないということは、誰かを待たせている状態だということ。
待たされているのが職場の同僚であっても、顧客であったとしても良い気持ちになれることはありません。
また、すぐに返事ができない状態なら、そのことを伝えることも大切です。あなたの判断だけでは答えられないことであれば、上司や周囲に相談することも大事ですし、何よりも何かを待たせないこと＝仕事が早くなるコツでもあるからです。
誰かを待たせるということは、自分も待たせることに繋がっていきます。
特に仕事が早い人はメールや電話の対応が早く、的確に相手が求めることを答えられるように準備しています。
メールが返信できないのは、仕事全体を把握していない状態とも言えますし、判断に悩むということは相談できる相手がいない、もしくはマニュアル化されていないことが原因です。
メールや電話は素早く簡潔に、必要なことのみを瞬時に答えられるように心がけましょう。
早く帰ることを目標にして仕事をする
もし、現時点でサービス残業や仕事を持ち帰って処理しているのであれば、まずはその日その日の仕事を持ち越さないように意識しましょう。
可能な限り当日中の仕事は当日中に片付けること、時系列的に当日以前の仕事は午前中までに片付ける癖を付けたり、リアルタイムで増える仕事はすぐに処理をする癖、帰るぎりぎりになって仕事が増えてもすぐに処理できる体制でいることも重要です。
まずは早く帰ることを目標に仕事しましょう。その上で何を改善するべきなのか、毎日、どの作業や仕事が余ってしまうのか、終わらないのかを客観的に整理することも大切です。
ただし、注意点としては本当は仕事が早いのに、仕事をどんどん押し付けられて、結果的にサービス残業や仕事を持ち帰らなくてはならない状態の人も少なからず存在します。
もしかしたら、仕事が遅いのではなく、普通よりも仕事を多く割り振られている状況であれば、上司や周囲にしっかりと相談すること、場合によっては転職することも視野に入れましょう。
物理的に不可能な作業量を人手不足やその他の理由で押し付けられることはあります。仕事が遅いことと、仕事が多すぎることは別の話ですで、心と体を壊す前に自分自身で見極めることも大切です。
無理だと感じた仕事は断る
仕事が遅いと感じている方の中には無理な仕事も引き受けている可能性があります。無理なものは無理ときちんと伝えることも大切です。
どんなに仕事ができる人でも、会社の拘束時間内で出来る仕事量は限られています。毎日仕事が増えていくは当たり前だとしても、処理できない仕事が増え続けてしまうことは、自分だけでなく、周囲や顧客にも迷惑が掛かります。
無理だと感じた時にしっかりと断れるようにするためにも、自分の仕事の進捗状況、優先順位をはっきりと把握することが求められます。
例えば、新しく仕事や作業を引き受けてしまうと、最低でも三日以上は新しい仕事に取り掛かれない、並行して他の仕事が遅れてしまい、顧客に迷惑が掛かってしまうことなど、きちんと説明できるようになれば、無理に仕事を押し付けられることも少なくなります。
また、仕事を引き受ける代わりに、他の仕事を手伝ってもらうなど、お互いに忙しい時に手伝いあえるような状況にしておくことも大切ですね。
どんなにすごい人間でも、一人だけで仕事することはできません。職場の雰囲気や人間関係もしっかりと把握し、一人で悩みすぎないように心がけてみましょう。
相手の望んでることを理解して行動する
仕事が早い人は相手が望んでいることを理解し、すぐに行動に移します。逆に言えば、仕事が遅い人は相手の望んでいることを理解せず、すぐに行動に移さないということですね。
どんな仕事でも共通して言えるのは「やれば、終わる。やらなければ、終わらない」ことです。
集中して作業すればすぐに終わる仕事もあれば、片手間で複数作業できる仕事もありますよね。でも、どちらもやらなければ終わりません。終わらなければ仕事がたまり続けるということ。
例えば顧客から商品の購入を依頼されたとします。商品をどこに送るのか、誰が払うのか、どこに連絡すれば商品が送られるのか、瞬時に判断できるようになれば、何も悩むことなく仕事を終わらせることができます。
また、相手が望んでいることだけを的確に処理する癖を付けることで、自分で余計な仕事を増やさないようにもなるんですね。
仕事が遅い人の中には、頼まれてもいないのに余計にサービスしたり、顧客が望んでいないことまで仕事や作業してしまう方も少なくありません。
職場や同僚に対しても同じであり、本来であればすぐに終わるような簡単な仕事を相手が何を望んでいるのかを理解せずに余計なことまで気をまわして、無駄に作業を付け加えたりしてしまうんですね。
どこまでやるべき仕事・作業なのかをその都度しっかりと見極めるようにすれば、お互いに無駄が省けますし、何よりもスピーディーであることを忘れないでください。
自分一人で抱え込まず周囲の人間に頼る
仕事が遅い人は誰かに頼ることが苦手な方が非常に多いです。人間一人にできることは限られており、得手不得手もありますから、頼る時はきちんと頼りましょう。
仕事が遅い人が、悩みながら仕事をすれば、さらに時間が掛かるのは当たり前のことですよね。
もちろん、頼むだけで頼まれた時には断ってしまうような状態ではいけません。また、仕事や作業は覚えれば覚えるほど、経験した分だけ上達すべきであり、処理が早くなるべきでもあります。
逆に言えば最初は遅かったことも、慣れてくれば早くなるということ。同時に経験していないことは遅くもなりますし、何よりも悩む時間が増えます。
周囲の人に頼りながら、相手がどのように仕事や作業を処理しているのかを学ぶことも大切ですね。どのくらいのペースで終わらせるべき仕事なのか、実際に自分で仕事する時の基準を知ることも重要であり、早いつもりが遅かったり、ゆっくりなつもりが普通だったりすることもあるからです。
周囲を頼るためには、自分だけでなく周囲の進捗状況なども把握する必要があります。忙しいのに仕事を押し付けてしまえば、断られるだけでなくお互いにギクシャクしてしまうことも考えられますよね。
仕事の早い人の特徴の一つに、周囲とのコミュニケーションが上手ということもあります。自分の作業スピードや仕事だけを把握したり考えるのではなく、周りを見る目も養うことが大切です。
仕事のできる人間のやり方や考え方を真似る
早く仕事ができなくて悩んでいる人は、どうすれば仕事が早くなるのかわかっていない可能性が高いです。
しかし、自分が仕事が遅いと感じているということは、相対的に仕事が早い人がいるということでもあります。
見習うべき先輩や上司がいるのであれば、まずはその人たちをよく見て、アドバイスをしっかりと受けるようにしましょう。
仕事の遅い人ほど、自分のペース、自分のやり方で進めようとします。また、仕事や作業が遅くても仕事を終えることができるので、自分のやり方が間違っていると気が付くことができません。
自分のやり方やペースを否定されたような気持になる場合もあり、不必要なプライドによって自分自身を苦しめていることもあります。
仕事が早い人はほかの人の良い部分をすぐに吸収します。同時に、自分のやり方を常に改善して、効率化することだけでなく、早く終わらせられるように意識しています。
仕事は自分のやり方やペースを貫き通すことが必ずしも成長しているとは言えません。柔軟に他の人の作業方法、確認手順、判断の基準などを取り入れた方が、より効率化しますし、お互いに作業や仕事が早くなるきっかけに気付きやすくなります。
誰かの真似をすることが恥ずかしいなんてことはありません。大切なのは仕事が早くなることであり、自分だけでなく周囲の人も早く帰れるように意識し続けることです。
まとめ
仕事が遅いことは周囲に迷惑をかけるだけでなく、あなた自身のストレスとなり心や体を傷つける結果に繋がる原因となります。
もちろん、人間ですから得手不得手はありますし、経験しなければ得られないものもたくさんあるでしょう。
しかし、遅いままで良いという理由にはなりませんし、他の人ができることであれば、なるべく同じペース、同じ分量をこなせるようになるべきなんですね。
ただし、ブラック企業の場合であれば、まじめに仕事する人を悪用して、サービス残業をさせたり、仕事を持ち帰らせようとする場合もあります。
どちらにしても、まずは就業時間内で仕事を終わらせるようにすること、仕事をため込まないだけでなく、常に手を空けておけるように、すぐに動けるようにしておくことが大切です。
仕事が遅いことで悩むのではなく、仕事がどんどん早くできるようになることに楽しみを見つけられるようになれば、自然と仕事も楽しくなりますし、何よりも早く帰れるようになると思いますよ。
